Machine de mise sous pli : les informations à connaître   

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 Pour une entreprise, la gestion du courrier constitue une charge de travail importante. Il s’agit d’une tâche chronophage, qui est toutefois importante pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Même avec l’expansion du courrier électronique, la correspondance papier entre les entreprises et les clients a de beaux jours devant elle. Pour améliorer votre communication et booster votre productivité en ce qui concerne la gestion de vos courriers, l’un de vos meilleurs alliés est sans aucun doute la machine de mise sous pli. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? Ci-après les réponses à vos questionnements.

Qu’est-ce qu’une machine de mise sous pli ?

D’une manière générale, une entreprise, quelle que soit sa taille, envoie de nombreux courriers chaque mois. Entre les factures, les brochures, les salaires des employés…, ce sont tout autant de courriers à envoyer. Vous souhaitez réduire le temps qui est dédié à la gestion du courrier ? Vous êtes à la recherche d’une solution qui permet d’optimiser votre productivité ? Certaines agences externalisées proposent des services de mise sous pli. De quoi externaliser la gestion de vos courriers ! Il est également possible d’opter pour l’acquisition d’une machine de mise sous pli. Cette solution est adaptée aux entreprises qui souhaitent traiter leurs courriers en interne.

Il existe plusieurs types de machines de mise sous pli. Chacun d’entre eux possède une fonction particulière. La plieuse papier permet, par exemple, tout simplement de plier vos courriers. La plieuse agrafeuse, quant à elle, plie et agrafe vos courriers et permet aussi de faire des brochures et des livrets. La machine de mise sous enveloppe met votre courrier dans une enveloppe et la renferme.

Quels sont les avantages de la machine de mise sous plis ?

Acquérir ou bien louer une machine de mise sous pli présente de nombreux avantages. Comme vu ci-dessus, il s’agit d’une solution qui vous permet de gagner du temps et d’être plus productif. Il vous sera alors possible de vous consacrer à vos principales missions. D’une manière générale, il ne faut que quelques secondes à une machine pour plier et pour mettre dans une enveloppe une lettre.

Manuellement, cette opération peut prendre une trentaine de secondes ou même quelques minutes. En ce qui concerne son utilisation, la machine est aussi facile à manipuler. En outre, vous évitez les éventuels problèmes et erreurs lors de l’envoi. D’autres avantages sont également à prendre en compte. En effet, la totalité de vos courriers est, par exemple, traitée en interne. Ce qui garantit la confidentialité de certains documents importants.

Quels sont les inconvénients de la machine de mise sous pli ?

Même si la machine de mise sous pli présente de nombreux avantages, elle peut aussi présenter des inconvénients. En utilisant ce type de machine, vous vous exposez aux risques d’erreurs et de pannes. Pour éviter les erreurs, il est conseillé de bien faire son paramétrage. Il est aussi conseillé d’être prudent lors de l’impression ou du chargement. Dans le cas contraire, les conséquences peuvent être graves pour le contenu de vos enveloppes, mais également pour le bon fonctionnement de la machine.

En outre, la machine peut tomber en panne et un dysfonctionnement peut vite arriver. Dans tous les cas, ces problèmes peuvent avoir un impact sur l’envoi des courriers et sur la vitesse de traitement quotidien. Pour certaines entreprises, l’acquisition d’une machine de mise sous pli risque d’augmenter le budget. Outre le coût d’acquisition, il est aussi nécessaire d’assumer son entretien et les éventuelles réparations. Pour réduire les coûts, il est toujours possible de louer la machine au lieu de l’acheter. Vous pouvez aussi confier la gestion de vos courriers à un prestataire externalisé.

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Cabinet de Recrutement commercial à Lille